Diese Checkliste ist die Bauanleitung für den ersten Entgeltbericht — vom ersten Scoping-Workshop bis zur offiziellen Abgabe an die Überwachungsstelle.
Warum jetzt? Ab Juni 2026 läuft die Uhr. Wer bis Q1 2027 den ersten Bericht abgeben muss, braucht sechs bis zwölf Monate Vorlauf — und die knappste Ressource ist saubere Jobarchitektur.
Was diese Seite bringt: fünf Phasen mit 38 konkreten Arbeitspaketen, FAQ zu Projektrisiken und Eskalationspunkten. Lesezeit: ca. 8 Minuten.
- Sie sind Projektleitung, HR-Business-Partner oder Compliance-Verantwortlicher
- Ihr Unternehmen hat 150 bis 3.000 Beschäftigte und beginnt 2026 mit der Vorbereitung
- Sie brauchen einen belastbaren Zeitplan für Steuerungskreis und Geschäftsführung
- Sie wollen typische Stolperfallen und Eskalationspunkte früh erkennen
Phase 1 — Scoping und Projektaufsatz
Rahmen und Verantwortlichkeiten klären
- Projektauftrag durch Geschäftsführung formal erteilen
- Projektteam: HR-Leitung, Controlling, IT, Betriebsrat, Datenschutz
- Scope definieren: Rechtsträger, Tochtergesellschaften, Auslandseinheiten
- Methode wählen (Regression, Gruppenanalyse, Oaxaca-Blinder)
- Externen Partner auswählen (Tool-Anbieter, Beratung, Kanzlei)
- Budget freigeben: typisch 35.000 bis 120.000 Euro extern plus 40 bis 90 PT intern
Phase 2 — Datenbasis aufbauen
Jobarchitektur und Datenkonsolidierung
- Stellen inventarisieren, Tarifgruppen und Level erfassen
- Jobarchitektur nach vier Kriterien: Kompetenz, Belastung, Verantwortung, Arbeitsbedingungen
- Payroll-Export definieren: Grundgehalt, variable Vergütung, Sachbezüge
- Teilzeit- und Urlaubsumrechnung auf Vollzeitäquivalente
- Datenvalidierung mit Stichprobenprüfung (5 Prozent der Datensätze)
- Probelauf mit Vorjahresdaten, Abgleich der Kennzahlen
Phase 3 — Analyse durchführen
Rechenlauf und Interpretation
- Hauptanalyse fahren: unbereinigt und bereinigt, Median und Durchschnitt
- Quartile berechnen und Anteil je Geschlecht ausweisen
- Variable Vergütung separat auswerten
- Vergleichsgruppen-Gap ermitteln, 5-Prozent-Schwelle prüfen
- Sensitivitätsanalyse: Ergebnisse mit alternativen Kriterien gegenprüfen
- Plausibilitätsprüfung mit Vorjahr und Benchmark-Werten
Phase 4 — Bericht und Abstimmung
Berichtsverfassung und Freigabe
- Bericht in Pflichtstruktur nach Artikel 9 verfassen (Kennzahlen, Methodik, Erläuterungen)
- Managementzusammenfassung mit Handlungsempfehlungen
- Abstimmung mit Betriebsrat, Datenschutz und Rechtsabteilung
- Review durch Geschäftsführung, Freigabe zur Einreichung
- Management Response auf Analyseergebnisse dokumentieren
- Finales Korrektorat und Layout
Phase 5 — Einreichung und Veröffentlichung
Abgabe und Kommunikation
- Einreichung bei der nationalen Überwachungsstelle
- Veröffentlichung auf Unternehmenswebsite und Intranet
- Information aller Beschäftigten mit Zusammenfassung und Kennzahlen
- Presseerklärung vorbereiten (optional, bei großem Unternehmen ratsam)
- Sprechstunde HR für Rückfragen von Beschäftigten
- Nachbereitung, Lessons Learned, Vorbereitung Folgejahr
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die gesamte Checkliste?
Für ein mittelständisches Unternehmen realistisch sechs bis zwölf Monate für den ersten Durchgang — der längste Posten ist fast immer die Jobarchitektur in Phase 2. Für Folgejahre reduziert sich der Aufwand auf zwei bis vier Monate, weil die strukturellen Arbeiten nicht wiederholt werden müssen.
Wer sollte das Projekt intern leiten?
HR-Business-Partner oder HR-Leitung in enger Zusammenarbeit mit Controlling und IT. Der Betriebsrat wird als Mitbestimmungspartner durchgehend eingebunden — nicht nur formell, sondern inhaltlich. Die Geschäftsführung gibt den Projektauftrag und die Budgetfreigabe.
Was passiert, wenn die Daten nicht sauber sind?
Ohne saubere Daten keine belastbare Analyse. Datenbereinigung ist oft die zeitintensivste Einzelphase und verbraucht 25 bis 40 Prozent des gesamten Projektaufwands. Besser vor Start eine ehrliche Einschätzung der Datenqualität — es gibt keinen Vorteil, hier zu beschönigen.
Müssen wir die Checkliste jedes Jahr neu abarbeiten?
Nein. Phase 1 (Scoping) und Phase 2 (Jobarchitektur) sind Einmalaufwand — ab Jahr zwei werden nur Aktualisierungen gefahren. Phase 3 bis 5 wiederholen sich jährlich mit stark reduziertem Aufwand, typisch zwei bis vier Monate.
Wie binden wir den Datenschutz ein?
Der Datenschutzbeauftragte prüft die Datenverarbeitung, schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Tool-Anbieter und dokumentiert die Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Typischerweise greift Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c (rechtliche Verpflichtung). Die Beschäftigten werden nach Artikel 13 DSGVO informiert.
Wie kommunizieren wir den Bericht an die Belegschaft?
Zeitgleich mit der Veröffentlichung — nicht vorher, nicht deutlich danach. Intranet, schriftliche Mitteilung oder Rundmail, und eine HR-Sprechstunde für Rückfragen. Transparente Kommunikation senkt das Risiko individueller Beschwerden und ist juristisch im Sinne der Beweislastumkehr vorteilhaft.