Eine Entgeltanalyse-Software ist der Rechenkern hinter dem Entgeltbericht — sie nimmt konsolidierte HR- und Payroll-Daten, legt Vergleichsgruppen an und liefert Gap, Quartile und statistische Signifikanz.
Warum jetzt? Ab Juni 2026 gilt die EU-Richtlinie. Excel reicht für die ersten beiden Berichte nicht — die Pflicht zur Aufschlüsselung nach Vergleichsgruppen überfordert händische Bearbeitung.
Was diese Seite bringt: Feature-Matrix, Entscheidungshilfe nach Größe und TCO-Schätzung für acht am deutschen Markt aktive Anbieter. Lesezeit: ca. 9 Minuten.
- Sie suchen eine Software für die Entgeltanalyse im HR- oder IT-Einkauf
- Ihr Unternehmen hat 150 bis 5.000 Beschäftigte in Deutschland
- Sie vergleichen Tool-Kosten, Funktionsumfang und Implementierungszeit
- Sie suchen eine Einordnung für Mittelstandsprojekte bis zum ersten Berichtsjahr 2026
Feature-Matrix: Acht Anbieter im Vergleich
Die Matrix bewertet acht am deutschen Markt aktive Anbieter entlang der zentralen Analyse-Funktionen. „Ja" bedeutet nativ im Standard enthalten, „Add-on" eine kostenpflichtige Ergänzung, „Nein" heißt nicht verfügbar.
| Anbieter | Regression | Oaxaca-Blinder | Gruppenanalyse | Audit-Log | DE-Hosting | API-Export |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Trusaic PayParity | Ja | Ja | Ja | Ja | EU (NL) | Ja |
| beqom Pay Equity | Ja | Add-on | Ja | Ja | EU (CH/DE) | Ja |
| SAP SuccessFactors Compensation Analytics | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja |
| HeyData Pay Equity | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kenjo HR Suite | Add-on | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Personio Add-on | Add-on | Nein | Add-on | Ja | Ja | Ja |
| Factorial HR | Nein | Nein | Add-on | Ja | EU (ES) | Ja |
| Haufe Umantis | Add-on | Nein | Add-on | Ja | Ja | Ja |
Entscheidungshilfe nach Unternehmensgröße
100 bis 249 Beschäftigte
Dreijährliche Berichtspflicht. Häufigste Wahl: Personio Add-on oder Kenjo — beide reichen für den ersten Bericht, wenn die Jobarchitektur einfach gehalten wird. Budget: 8.000 bis 22.000 Euro pro Jahr zusätzlich zur HR-Suite. Alternativ ein externer Berater mit eigenem Tool für einmalige Mandate.
250 bis 999 Beschäftigte
Jährliche Berichtspflicht, meist mehrere Gesellschaften. HeyData Pay Equity ist im deutschen Mittelstand marktführend, weil Vergleichsgruppen, variable Vergütung und Oaxaca im Standard enthalten sind. Budget: 25.000 bis 75.000 Euro jährlich. Alternative: beqom bei bestehender Compensation-Infrastruktur.
Ab 1.000 Beschäftigten
Zwei dominante Wege: SAP SuccessFactors Compensation Analytics für SAP-Häuser, Trusaic PayParity oder beqom für Best-of-Breed-Landschaften. Beide liefern audit-feste Reports und unterstützen Joint Pay Assessments aktiv. Budget: 80.000 bis 220.000 Euro jährlich plus Einführungsprojekt von 6 bis 14 Wochen.
Kosten und Total Cost of Ownership
Jahreslizenzen Ende 2025: Personio Add-on 4.800 bis 22.000 Euro, Kenjo 12.000 bis 45.000 Euro, HeyData 18.000 bis 95.000 Euro, SAP Compensation Analytics 60.000 bis 180.000 Euro, beqom 70.000 bis 220.000 Euro, Trusaic 80.000 bis 260.000 Euro. Einführungsprojekte kommen bei Mittelstandslösungen mit 20 bis 40 Prozent der Lizenz dazu, bei Konzernlösungen mit 50 bis 120 Prozent.
Nicht in der Lizenz: Jobarchitektur (10 bis 40 PT), Datenbereinigung (2 bis 8 PT je Gesellschaft), Schulung (3 bis 5 PT), Betriebsrat und Datenschutz (4 bis 12 Sitzungen). Gesamtkosten Jahr 1 etwa das 1,5- bis 2,2-fache der reinen Lizenz.
Häufig gestellte Fragen
Welche Tools unterstützen die Entgeltanalyse?
Am deutschen Markt aktiv: Trusaic, beqom, SAP SuccessFactors Compensation Analytics, HeyData, Kenjo, Personio Add-on, Factorial, Haufe Umantis. Die Auswahl hängt maßgeblich von Unternehmensgröße, bestehender HR-Landschaft und Methoden-Wunsch (Oaxaca-Blinder vs. einfache Regression) ab.
Wie lange dauert die Einführung?
Mittelstandslösungen wie HeyData, Kenjo oder Personio-Add-on sind in vier bis zehn Wochen produktiv. Konzernlösungen wie beqom, SAP oder Trusaic brauchen sechs bis sechzehn Wochen, meist verteilt auf Pilotierung und Rollout. Die Jobarchitektur ist fast immer der längste Posten.
Gibt es Open-Source-Alternativen?
Für die reine Rechenlogik ja — R mit dem Paket oaxaca, Python mit statsmodels, STATA mit eigenen Routinen. Für einen regelkonformen Bericht mit Audit-Log, Rollenmodell und Betriebsvereinbarungstauglichkeit sind Open-Source-Tools in der Regel nicht praktikabel. Data-Science-Teams nutzen sie oft für Probeläufe und Sensitivitätsanalysen.
Welche Kosten sind realistisch?
Mittelständische Unternehmen mit 250 bis 1.000 Beschäftigten geben zwischen 25.000 und 75.000 Euro jährlich für Lizenz und Support aus. Konzerne ab 1.000 Beschäftigten liegen bei 80.000 bis 220.000 Euro Jahreslizenz plus Einführungsprojekt. Der interne Aufwand verdoppelt diese Summe im ersten Jahr.
Kann die Analyse inhouse erstellt werden?
Technisch ja, bei vorhandenem Data-Science-Team mit Erfahrung in Lohn- und Gehaltsregression. Rechtlich sicherer und in der Regel schneller mit einem etablierten Tool-Anbieter, der Prüffestigkeit, Audit-Log und Mustertexte für die Betriebsvereinbarung mitliefert.
Welches Tool für 500 Beschäftigte ist gängig?
Im deutschen Mittelstand zwischen 250 und 1.500 Beschäftigten dominiert HeyData Pay Equity; bei SAP-Häusern wird häufig SAP SuccessFactors Compensation Analytics gewählt. Personio-Add-on und Kenjo sind kostengünstige Alternativen, stoßen aber bei komplexer Jobarchitektur an Grenzen.